Almacenar información es algo que venimos haciendo desde hace siglos. Ésta, hasta hace poco, no era digital. Hoy tenemos un gran aliado para ello; veamos qué nos ofrece el NAS como centro de almacenamiento.

Recuerdo la gran cantidad de revistas de National Geografic que mi tío coleccionaba y que, apiladas, formaban columnas que se alzaban en precario equilibrio esperando a ser coronadas por un capitel y, finalmente, por un dintel, o las fotografías que tenían mis padres dispersas por toda la casa.

No descubro nada nuevo al decir que la era digital ha venido a darnos una mano en lo que respecta a almacenamiento y recuperación de información, y estoy casi convencido de que de cada vez son más los hogares que tienden al “paperless”, creando documentos digitales o digitalizando documentos en papel.

Este proceso de digitalización ha supuesto la necesidad de disponer de espacios o contenedores digitales para esos contenidos, lo que nos ha llevado a la adquisición y almacenamiento de soportes en forma de discos duros extraibles, memorias flash, CD/DVD, etc.

De este modo hemos vuelto al caos, pero en formato digital, caos que presenta problemas a los que el NAS viene a darles solución:

Pérdida de los soportes de almacenamiento, especialmente las memorias flash.
Dispersión de la información en distintos soportes.
Dificultad de localización del soporte o soportes que contienen la información que requerimos.
Necesidad de conectar al ordenador y a la alimentación más de un soporte a la vez.
Gran inversión de tiempo en la realización de copias de seguridad.
Dificultad de acceso a la misma información desde distintos ordenadores.

Este tipo de almacenamiento se basa en la conexión de varios discos duros para que, todos juntos, sumen sus capacidades individuales formando un espacio de almacenamiento global. Después, este sistema se conecta a un “mini ordenador” que se encarga de gestionar ese espacio común y que, como dijimos en el primer capítulo, permite su conexión a una red local.

Veamos cómo era mi antes y mi después a la puesta en marcha de un NAS y cómo se ha posicionado el NAS como centro de almacenamiento y acceso de los distintos contenidos que gestiono.

NOTA: el NAS utilizado es un Synology, por lo que las applicaciones móviles y servicios que se describen son las de Synology.

El “antes”

Material multimedia

Todo el material multimedia (fotos y vídeos), con origen en distintos dispositivos (Android, iOS y cámara), redes sociales, mensajería instantánea y correo electrónico, lo almacenaba, estando en casa, en discos externos (incluso algún CD/DVD tenía aún), convenientemente etiquetados, conectándolos a un PC y trasladando ese material:

Vía inalámbrica (AirDrop, WiFi Photo Transfer, …), desde el dispositivo al PC y copiando, luego, los archivos al disco externo.
Por cable, pinchando el dispositivo por USB y copiando los archivos al disco externo.
A través de la descarga de archivos, desde redes sociales y sistemas de mensajería al PC moviéndolos, en cualquier otro momento, al disco.

El acceso al material suponía localizar el disco adecuado para conectarlo al ordenador y trabajar con él, pero si lo que quería era acceder a ese material fuera de casa para enseñárselo a alguien, lo copiaba en un disco externo de 2,5’‘ o en una memoria flash.

Mis pretensiones eran:

Centralizar: dejar de andar pinchando y etiquetando distintos discos externos y unidades flash.
Deshacerme de todos los CD/DVD.
Descargar el material para ser persistido de forma inmediata, sencilla, intuitiva e independientemente de mi ubicación.
Minimizar las aplicaciones o mecanismos de transferencia el material multimedia.
Acceder al material desde cualquier dispositivo, tanto desde casa como remotamente.
Acceder al material desde varios dispositivos simultáneamente.
Dejar de hacer manualmente copias de seguridad del contenido del “carrete de fotos” de teléfonos y tabletas.
Gestionar desde una sola aplicación los metadatos.

Documentos y libros electrónicos

Libros y documentos que conforman nuestra biblioteca profesional y personal se encontraban, nuevamente, en un disco y en memorias externas, separado del material multimedia. Para trabajar con ella había que conectarlos al PC por USB. A veces, debido a la escasa capacidad de almacenamiento de la unidad externa (memorias flash en especial), no quedaba más remedio que eliminar contenido de ésta, llevándolos a otro lugar para poder ocuparla con nuevos contenidos, de forma que llegaba un punto en el que no sabíamos qué dejábamos ni dónde lo habíamos.

La nube, con servicios como Dropbox, fue una ayuda para ciertas cosas, porque permitía dejar allí documentos, no tener que llevarlos “encima” y tenerlos disponibles inmediatamente, pero esas cuentas eran gratuitas y, por tanto, con capacidades muy bajas de almacenamiento. También ayudaba usar servicios como Google Play Libros o Apple iBooks, donde normalmente he ido ubicando todos mis libros electrónicos.

Mis pretensiones eran:

Centralizar: dejar de andar pinchando y etiquetando discos externos y unidades flash.
Crear y acceder a los documentos desde cualquier dispositivo tanto desde casa como remotamente.
Acceder al material desde varios dispositivos simultáneamente.
Evitar la dispersión de documentos en distintos servicios de almacenamiento en la nube.
Eliminar el riesgo de quedarme sin servicio de proveedores de almacenamiento en la nube -como ha ocurrido con Megaupload y Ubuntu Drive– o de repentinos cambios en las condiciones -como ocurrió con OneDrive, que pasó de 15 a 5GB o con Evernote, donde pasaron a ser de pago algunas de sus funcionalidades básicas para mí, o, hace unos días, con Amazon, pasando de espacio ilimitado a 1TB-.
Compartir fácilmente con mi pareja la biblioteca de libros, dado que nos recomendamos e intercambiamos los libros que hemos leído.
Saltarme la imposibilidad de conectar memorias externas USB a ciertos dispositivos.

El “después”

Material multimedia

En el NAS tengo una carpeta donde volcamos, de forma periódica, todo el material multimedia que está pendiente de ser procesado:

A través de la aplicación DS File, todas las fotos y vídeos que se hacen desde cualquier teléfono o tableta se almacenan en esta carpeta de forma automática.
A través de protocolo SMB o AFP, o a través File Station, tras conectar la tarjeta SD de la cámara al ordenador, vuelco directamente sobre esa misma carpeta todo el material.
En el móvil/tablet, a través de DS File, o en el ordenador, a través de SMB/AFP o File Station, lo que descargamos desde redes sociales y sistemas de mensajería va a parar, también, a esa carpeta sin pasar por intermediarios.

Después, tras trillar el material que interesa, desde DS Photo o Photo Station, organizo, clasifico y etiqueto las fotos. Los vídeos personales, como que requieren edición, los traslado a una carpeta específica de vídeos pendientes de edición. De esta forma, la carpeta receptora de todo el material multimedia del NAS queda vacía para iniciar el siguiente ciclo de almacenamiento-revisión-organización.

Las películas, series y videos personales ya editados los llevo a Video Station (servidor de vídeos al estilo de Plex).

Como que todo está en un único sitio, puedo ver mis fotos o vídeos desde el móvil o tablet (DS Photo y DS Video), desde el ordenador (Photo Station y Video Station) o incluso con un centro multimedia/Smart TV (DS Photo y DS Video) en cualquier ubicación. Lo único que necesitas es tener conectividad, pero si no voy a tenerla, puedo llevar conmigo ese material de forma ‘offline’ en la propia DS Photo y DS Video, o vía otros métodos que forman parte de otros artículos.

Así, se ha postulado el NAS como centro de almacenamiento

Documentos

En el NAS tengo unas pocas carpetas donde deposito documentos en función de su naturaleza. Todo cuanto tenía en servicios en la nube lo he pasado allí de forma que ahora todo está en un único lugar: el NAS.

Deposito o accedo a esos documentos vía DS File, desde el móvil o tablet, o vía protocolo SMB/AFP o File Station desde el portátil/PC. Lo único que necesitas es tener conectividad, pero si no voy a tenerla, siempre puedo llevar conmigo ese material de forma ‘offline’ en la propia DS File, o vía otros métodos que forman parte de otros artículos.

Ejemplos:

Papeleo como facturas, informes médicos, etc, los escaneo con el móvil y, directamente, las guardo en el NAS a través de la funcionalidad de compartir, desde donde selecciono DS File como aplicación para compartir ese archivo y llevarlo al NAS.
Los documentos que localizo en Internet y que, tras descargarlos en portátil o el PC de escritorio, considero que deben formar parte de mi “sistema de conocimiento”, los incorporo al NAS, bien vía SMB/AFP o vía File Station.
Notas manuscritas tomadas desde el tablet (reuniones, apuntes, etc), una vez finalizada la actividad en cuestión, las exporto a pdf y las llevo al NAS con la funcionalidad de compartir con File Station.

A la hora de cargar esos documentos en el NAS les doy un nombre que sigue una nomenclatura preestablecida, en función de su tipología, para una búsqueda y recuperación eficiente. En este punto, comentar la potencia del indexador y buscador Universal Search, que permite encontrar aquello que necesitas fácil, cómoda y rápidamente.

Compartir libros con mi pareja lo he resuelto creando un enlace web a la biblioteca de libros de lectura, de forma que desde el navegador de nuestros tablets accedemos a la biblioteca, descargamos el libro que queremos leer y lo llevamos a nuestro lector de libros digitales (Kindle mi pareja y iBooks/Play Libros en mi caso).