El Cloud de ir por casa (III)

En el número uno de esta serie vimos que existían diversos servicios en la nube, y en el número dos hablamos de servicios de almacenamiento. Hoy hablaremos del uso de servicios de software en la nube que, además, están soportados por servicios de almacenamiento.

Seguramente, en casa o en el trabajo, eres usuario de algún programa de procesamiento de textos, hoja de cálculo o presentaciones, y probablemente lo seas del paquete ofimático Microsoft Office o LibreOffice, por poner un par de ejemplos muy conocidos. Existen alternativas software gratuitas en la nube para la creación de documentos ofimáticos como Skydrive de Microsoft, pero uno de los primeros, más conocidos y extendidos es el de Google: Google Drive.

Google Drive (antes Google Docs) es un conjunto gratuito de programas para el procesamiento -y la colaboración entre distintos usuarios- de documentos en la nube que incorpora procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones y dibujos. Cualquier documento generado con Drive se hace persistente y accesible en la nube gracias al servicio de almacenamiento de Google (donde puedes «colgar» cualquier archivo, como se puede hacer con servicios específicos como DropBox, Ubuntu One, etc).

Las ventajas del uso de este tipo de servicios radica en que no necesitas más que un navegador. No requieres instalar, ni aplicar parches o actualizaciones. Lógicamente no son programas con las funcionalidades que tienen suites como Microsoft Office, pero son más que suficientes para la gran mayoría de los mortales, y su punto fuerte es, para mí, la facilidad de poder compartir y colaborar en línea con otros usuarios, cosa que me lleva al caso práctico de hoy.

Contexto

Crisis y paro. Es momento de redactar tu currículo, o de poner al día el que ya tenías.

Problema

El principal problema radica, en mi opinión, en 3 aspectos:

  1. Unas empresas te piden el currículo en formato Word (.dox), otras en formato de documento portable (.pdf) y algunas, muy pocas, en formato de documento abierto (.odt). Por ende, tienes que lidiar hasta con 3 archivos, en 3 formatos distintos, para satisfacer la demanda. A la hora de adjuntar tu currículo al correo electrónico tienes que ir con tiento para adjuntar el de formato solicitado.
  2. Aveces, pasadas algunas semanas, las empresas te solicitan el currículo de nuevo, debidamente actualizado. Esto significa que, si has hecho algún curso, has trabajado, etc., deberás rectificar el currículo, convertirlo nuevamente al formato que espera recibir la empresa y volverlo a enviar (o contestarles que no ha habido cambios desde la «última versión» de tu currículo.
  3. Seguramente querrás que algún amiguete te ayude a mejorar tu currículo, con lo que de alguna manera deberás ser capaz de poner en sus manos dicho documento y colaborar con él para consensuar mejoras de forma ágil.

A mi modo de ver todo esto es una soberana tocada de narices… pero tiene solución, claro, o no estaría echándote el rollo.

Solución

>Los servicios de software ofimático como Drive proporcionan una manera cómoda de crear, almacenar, acceder, compartir y distribuir documentos con terceras personas.

Cómo

Lo primero, debes tener una cuenta de Google y acceder a ella. A partir de ahí, accede a Drive pulsando en el enlace con el mismo título situado en la barra de menú de Google. Crea un documento pulsando sobre el botón Crea y luego sobre el tipo de documento concreto que desees crear. Ahora, dale contenido a ese documento. Puedes también importar directamente el documento si ya lo tuvieres creado; no importa empezar desde cero. Drive te lo transformará a su formato directamente.

Ahora vamos a a compartir este documento para que algún colega pueda visualizarlo e, inclusive, editarlo en línea a efectos de que le pueda realizar pequeñas mejoras. Para ello, desde el documento, selecciona en el menú de opciones Fichero -> Compartir… (o pulsa sobre el botón superior derecho Compartir). Aparecerá este diálogo:

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Verás que apareces tú como propietario. Ahora añade a todas aquellas personas o grupos con las que quieres compartir tu documento. Puedes teclear su nombre (Google te irá haciendo propuestas de los contactos que tienes) o escribir directamente el correo electrónico. Debes también establecer, para cada persona o grupo, qué permisos otorgas:

  • Pueden visualizar: permiso de sólo visualización del documento.
  • Pueden comentar: a lo anterior se le añade el permiso para escribir comentarios.
  • Pueden editar: a lo anterior se le añade el permiso para modificar el documento.

Para el objetivo que perseguimos daremos a esa persona el permiso de edición. Pulsa en el botón Comparte y guarda. Luego pulsa sobre el botón Hecho. Una vez tengas tu documento listo, puedes revocar los permisos a las personas que desees, o cambiárselos, desde la misma ventana anterior.

NOTA: las personas o grupos a los que das permiso (cualquiera de los tres comentados) de forma privativa deben logarse en Google para poder acceder al documento. Así pues, es imprescindible que tengan cuenta en Google.

A la hora de hacer llegar tu currículo a las empresas, lo que vamos a hacer no es darles un permiso privativo de visualización, porque para ello deberían tener cuenta en Google (y puede que la tengan, pero ni tienes porqué saberlo ni porqué preguntarlo). Existe una mejor forma de salvar este «escollo». Si vuelves a seleccionar Fichero -> Compartir… verás que arriba del todo del diálogo aparece un enlace bajo el título Enlace para compartir. Ese enlace debes copiarlo y pegarlo en el correo electrónico (o mensaje SMS, Whatsup, Hangout, Skype, …) que envíes al interesado. De esta forma, el receptor tan solo tiene que pinchar sobre el enlace para visualizar tu documento, con la ventaja de que, desde él, incluso se lo va a poder descargar a su ordenador en el formato que desee (docx, pdf, rtf, odt, txt o html). ¿No es genial? Ahora tú solo tienes que preocuparte de mantener al día ese documento y quien disponga del enlace podrá visualizarlo y descargárselo él solito, cuantas veces quiera, en cualquier momento y en el formato que le dé la gana, sin darte a ti la brasa.
 
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Para tener pleno control sobre lo que pueden o no hacer quienes tengan el enlace, tienes que configurar un parámetro del diálogo: Quién tiene acceso. Éste, por defecto, tiene preestablecido el valor Privado con el que tan solo tendrán acceso aquellas personas o grupos que indiques. Así pues, aunque les pases el enlace, Google denegará el acceso si no están en la lista de usuarios habilitados. Debes cambiar el valor a Todos los usuarios con el enlace.
 
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Ahora sí, cualquier persona que tenga ese enlace, sin requerir ser usuario de Google, podrá ver y descargar el documento.

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